近些年来，随着我国经济的快速发展和国际化程度的不断加深，我国的会议产业也迎来了历史上最好的发展时期。我们知道，会议产业是由多个部分组成的，主要包括会议组织机构、会议酒店、会议公司等等。而在会议产业中，最能代表其发展水平、也是最能给人们留下深刻印象的，除了几个能说得出名字的知名的会议、论坛之外，就是那些充满时代感的、甚至是成为了该城市地标性建筑的、现代化的会议中心和会展中心了。会议，总是要在会议中心等会议场所中举办的，会议的效果以及会议的许多新的表现手段等，都与会议场所的发展状况紧密地联系在了一起。现代化的会议产业必然呼唤着现代化的会议中心的产生。同时，这些拥有先进技术和服务水平的会议中心、会展中心，反过来又会促进会议产业向前发展。两年前建成并投入使用的广州白云国际会议中心，就是我国会议产业进入新的发展时期的一个典型代表。
广州白云国际会议中心坐落于我国最为重要的经济发展区域之一——珠三角地区，并近邻于港澳及东南亚，可以说拥有巨大的市场资源和广阔的发展前景。然而，由于白云国际会议中心建成的时间不是很长，国内外很多会议组织者对其会议设施及服务状况并不是很了解。鉴于此，本刊记者就各类会议组织者所关心的问题，采访了该会议中心的副总裁林广志博士。
记者：我们知道，广州白云国际会议中心是中国华南地区规模最大、设施最先进、配套最完善的综合性国际会议中心，可以说能满足各类会议组织者不同的会议及活动需求，请您简要介绍一下广州白云国际会议中心的背景与基本情况。
林广志：广州白云国际会议中心是广东省、广州市政府和越秀集团投资建设的重点工程，是华南地区规模最大、配套最完善、设施最先进的，集酒店、会议、展览、演出、物业租赁于一体的大型综合性会议中心，建设总投资超40亿元，总建筑面积达31.6万平方米，主体建筑包括中央三栋会议展览中心和南北两栋配套东方国际会议酒店，拥有1086间五星级标准客房、66间会议厅、6万平方米展览场地和3大顶级剧院。
广州白云国际会议中心坐落于广州城市副中心、现代化生态型商贸文化中心——白云新城核心地段、著名风景区白云山下，地处地铁2号线上，20分钟可达广州白云国际机场，交通便捷，是第16届亚洲运动会指定接待饭店。
广州白云国际会议中心由东方酒店集团管理，该集团拥有中国最悠久的五星级宾馆，为广州白云国际会议中心有限公司提供了强劲的后盾支持和丰富的酒店管理经验。
记者：从会议组织者的角度来讲，在我国区域经济发展模块中占有十分重要位置的华南地区有一座现代化的、综合性的国际会议中心，是一件非常及时、非常有意义的事儿。但是，会议市场目前竞争很激烈，请问，白云国际会议中心与其它会议酒店、会展场馆等相比，主要有哪些独特的优势？
林广志：第一，广州白云国际会议中心是首次运营跨越酒店、会议、展览、演出、商用物业的超大型综合型会议中心，设施先进，为各类型会议提供完善配套；31个国家及地区的免费国际和国内长途，免费上网服务等都为商务人士提供了极大便利。
第二，世界水准的服务，赢得了2009年苏迪曼杯羽毛球赛、第49届世乒赛、2008奥林匹克科学大会等各国宾客的一致赞誉。我中心蝉联中国十佳会议会展酒店、中国十大最具魅力酒店、中国十佳绿色环保酒店等称号。
第三，地理位置十分优越。广州白云国际会议中心位于现代化生态新城——白云新城核心地段，拥有得天独厚的景致及无可复制的清新空气，犹如一片位于城市中心的“绿洲”。
记者：美国知名的会展专家Michael Hughes将会议酒店及展览场馆的管理与运作分为了五个层次，他认为其发展的最高层次、最高境界是“To be partner of meeting planners”（做会议组织者的合作伙伴）。而“合作伙伴”的实质就是“要把会议组织者的事儿当成自己的事儿来做”。从我们了解的情况看，白云国际会议中心非常重视与各类会议组织者的合作关系，并推出了一系列积极的会议管理与服务方面的措施，如“项目经理人”及相关的服务等。实践证明这些措施的效果也很好。请您谈谈这方面的情况。
林广志：服务质量是服务型企业的生命线。白云国际会议中心的目标是在打造五星级的酒店服务的同时，将酒店“金钥匙”服务理念与技术引入会议与展览服务，开创五星级会展服务的先河。为此，我们这两年以来做了很多尝试，例如建立区域管理与服务责任制和接待项目经理人制，设立会议展览演出一站式服务总台等，使服务质量有了明显的提升。
一，区域管理与服务责任制。广州白云国际会议中心的经营管理跨越酒店、会议、展览、演出，下设行政管理中心、营销服务中心、会展服务中心、酒店服务中心等九大中心，根据功能和方位，将会议中心节分为若干区域和系统，实行定人、定岗、定责、定量、定时管理的服务制度，这就是广州白云国际会议中心推行的区域管理与服务责任制。通过责任制，加强了各专业的纵向管理，在各中心/部门之间明确服务区域、统筹服务资源、强化岗位责任、维护物业质量、保证服务水准。
二，加强横向综合协调管理，在执行区域责任制过程中实行项目经理负责制。针对独立的接待服务任务，不分大小，均设定项目经理人，由项目经理人统一行使服务接待的组织指挥权，保持对外的沟通，提出专业意见，协调内部各中心派出人员的工作，并对该项目的接待工作承担总体责任。通过在全司范围内对项目经理人的选拔，使用过程中的评估，相关培训、竞争与激励，使项目经理人责任感、专业技能不断提升，与会议组织者形成良好的互动，促使每次会议圆满成功。
记者：请您通过具体的案例介绍一下贵中心会议服务的流程。
林广志：目前，白云国际已成为华南地区政务会议的首选之地，也是广东省、广州市与其他省市展开经济、文化交流的主要平台，吸引了众多国内、国际高端商务以及行业性会议。自2007年5月试运营以来，我们已经成功接待了广东省党代会、省两会、广州市两会、全国公安三基会议、全国社会治安综合治理会议、中国留学人员广州科技交流会、中国城市森林论坛、第49届世界乒乓球锦标赛、奥运火炬传递、2008年奥林匹克科学大会、微软技术教育大会、本田全球会议、中国移动全球客户大会等500多个国际国内会议，以及国际特种车辆暨专用商务车辆博览会、广州汽车展销会、水族展、宠物节、2008心动白云新年倒数晚会、广东省纪念改革开放30周年文艺晚会、华人慈善盛典、第五届国际粤剧节、柏林交响乐团、英国伯明翰芭蕾舞团、维也纳斯特劳斯圆舞曲乐团2009新年音乐会等大量的展览、演出活动，接待了来自中央及全国各省市的领导、来自全球200多个国家和地区的贵宾。在接待过程中，不断提升服务水平，形成了一套高效、严谨、行之有效的服务流程。
在每次接待前；
第一，营销服务中心根据会议组织者的会务要求，制定《接待通知书》，下达给各接待部门；
第二，营销服务中心牵头，邀请会议组织者参加，召开相关接待人员的接待衔接协调会，使现场负责人与会议组织者无缝对接，了解细节与注意事宜，协调布置具体工作任务；
第三，各部门落实具体事项，会前3小时项目经理人与营销协调人全面检查；
会议接待开始后：
第一，由项目经理人与营销服务中心协调人、会议组织者、相关领导及时沟通，现场组织、指挥、协调各中心人员的工作；
第二，营销跟办人检查、督促现场服务的落实；
第三，相关部门配置24小时值守电话，确保需应急服务可随时找到相关人员。
接待结束：
征询会议组织者的意见，协同人力资源部做好项目服务质量评估工作，总结经验教训。
记者：我国各类会议组织机构，包括社团组织、企事业单位及政府机构等，在会议策划、组织水平方面的差异还是很大的。根据您多年的从业经验，你对一个单位提升会议效果和参会代表满意率等有何好的建议？
林广志：其一，高效的会议环境。如借助现代化手段，让会议更生动、形象，易被与会者接受；不受外界干扰的会议空间，可提高与会人员的注意度，提升会议效果。
其二，完善的服务是非常必要的，会议组织者需要协调公司内部和会场方面的诸多事宜，专业的项目经理人则可为其省去很多烦恼。项目经理人可为组织者提出中肯的建议，根据其要求安排会场、餐饮、居停等事宜。
其三，多功能的商务空间。在超过半天的会议中，与会人员非常辛苦，综合性的餐饮、居停、休闲、旅游等服务可让与会人员免去奔波劳顿之苦，迅速的调整精神，投入会议，也为会务组织者省去很多麻烦。
记者：会议公司，是会议产业中非常积极而能动的力量。据了解，您正在筹备召开“中国会议运营商大会”，这在中国应该还是首次。请您谈一谈这个会议的情况。
林广志：会议运营商是会议产业链中承上启下的重要环节，是实现主办机构办会目标的关键因素之一。会议运营商与会议场馆和接待酒店之间及时交流信息，建立稳定合作关系，相互拓展业务，实现互利共赢，已成为全球化时代会议项目高效运营的重要基础。
为了给会议运营商创造与会议场馆和接待酒店方直接交流和对接的机会，搭建会议产业链中、下游企业之间的沟通与合作平台，我们计划举办首届中国会议运营商大会。这是我国首次由会议场馆方和接待酒店方组织的、以会议运营商为主体的行业聚会，尝试通过专家培训、经验交流、商务洽谈、评选联谊等活动，打造一个开放的、长久的、务实的“中国会议运营商之家”。
记者：“中国会议酒店联盟”的成立是我国会议业界的一件大事儿。您认为，对于会议组织者来说，联盟应该发挥什么样的作用，才能为会议组织者提供更为优质、更有价值的服务？
林广志：首先，联盟应充分发挥桥梁和纽带作用。积极开展会议组织者与会议酒店的交流协调等活动，召开会员交流会，交流办会情况，听取会议组织者对行业发展建议，及时将会议组织者的需求反馈给会议酒店；
其次，规范会议酒店业的科学运作，组织与国外先进同行的交流学习，提升中国会议酒店业的服务水平；
再者，做好牵线搭桥，使组织会议组织者和会议酒店加强合作、资源共享。■
