据调查大约有60%参加会议(Mice)的人,会带着他的家人或者朋友再次访问他曾经来过的这个地方,市场的再访率比较高。按照联合国世界旅游组织 (UNWTO)提供的计算,全球的会议(Mice)流量大概占到旅游流量的20%,Mice在未来10年的年增长是10%,相比而言,全球旅游业的年均增长速度大概在3%到4%。
Mice有四个组成部分,会议(Meeting)、奖励旅游(Incentive )、大型会议(Conference)、 展览/展销(Exhibition)。这里重点谈一谈会议与大型会议。
国际会议趋势分析
会议的类型分成两种:一种是商业会议,一种是非商业会议,在每一个类型里面,各有一些小栏目。讲趋势一定要有可比的数据,今天我们根据国际商事仲裁委员会(ICCA)的一个调查数据来做分析。
大型会议从全球的趋势来说,总体发展是向上增长,而且是一个波浪式的增长。21世纪是亚洲的世纪,亚洲经济的崛起,使得亚洲在全球会展业当中的比重不断上升,目前约占到全球份额的18%。
现在大型会议的特点首先是会议的规模趋小,会议平均人数由1996年的750人,下降到2005年的650人。第二,会议的频率增加了,增长了10个百分点还要多,表明人们随着社会的发展越来越多的需要经常的交流。再一个会期趋短了,从1996年的年均4.61天到2005年4.08天。
有一个重要的问题是,大型的会议究竟选择什么样的场所设施?调查显示选择最多的还是会展中心,但略有下降,而增长最快的选项是酒店,大型酒店的多功能厅是首选,这与会议的规模趋小有一定的关系。
从协会会议的行业分类来看,最多的是医学、科学、技术、工业,但是医学、科学、商业的行业呈下降趋势;经济、技术、交通、管理呈增长趋势,随着社会发展,我们看到现在会议更加关注于哪些行业。
商业会议对于我们来说更加经常遇到,商业会议一般规模较小,1000人以上的商业会议占5%,50人以下的会议占56%,51人以上的占44%,相比较来说商业会议更加灵活,更加频繁,会议规模更小。
选择目的地重要因素
在选择目的地中最重要因素,一个就是城市的可进入性;还有具有吸引力的一揽子供给价格;会议的设施是否达到要求;最新的技术,行业当中技术已经成为一个决定胜负的重要条件;还有就是目的地的历史、文化,对参会者是否有吸引力;安全也是一个更加现实的问题。
商业会议有董事会议、管理会议、销售会议、培训会议、发行会议、还有奖励性的会议,奖励会议往往和奖励旅游关联在一起。商业会议的选址问题,往往管理会议、销售会议、发行会、奖励会议、董事会都是首选度假地的酒店,培训会议一般不能选在闹市,所以首选郊区的酒店。因此我们看到,度假地的会展中心或者酒店是第一位的选择,第二位选择综合来看应该是城市的城区酒店。会展中心与酒店应参照这个数据,来考虑自己的定位更适合招揽哪一类的会议。
现在的会议有一种趋势就是与休闲相结合,越来越多的商业会议,特别是董事会销售会议和小型高档次的会议,在选择目的地时会比较关注此地是否同时拥有高尔夫球场。现在商业谈判拍板的地方不是在会场而是转移到球场,转移到把小球打进洞的过程当中。第二个,水疗也是一个新的热点,现在的水疗不单纯是温泉,有许多新的元素。高尔夫加健康水疗就是会议选址的最新趋势。如果一个地区二者兼有的话,那将是一个非常有竞争力的被选目的地。
目前越来越多的会议带有小型展览,也有越来越多的展览包含着会议,比如研讨会等等,所以有很多的酒店利用多功能厅和廊道来做展览,而会展中心也增加了配套的会议场所,这样才能够满足现代会议的需求。还有一个是中小会议室问题,现在越来越多的大型会议在主题报告之后会有分组讨论,国际上称为分专题,这就要求我们会议设施的配套要完善,具备几个中小会议室,能够把大会议厅的人分流到小会议室里面。
先进的技术在现代会议中的运用也很重要,远程视频会议的运用就可以解决董事会成员异地举行会议的要求。技术对于会展的竞争力越来越重要,不能掌握高新技术的会议,在竞争当中就会被淘汰。
会议的经济带动作用
会议具有强大的带动作用,举行一个大型的会议,除了带动航空、展览、运输以外,还能够带动酒店、广告、媒体、翻译、市内交通、游览、娱乐、印刷、贸易、中介、商业、金融、银行、保险、海关以及餐饮、通讯等等。现在国际公认的会展业是1:9的效益,国内认可的会展业带动效益是1:5,这说明我国的会展业还有很大的发展空间,会展业的发展对加速中国经济发展的现代服务业有巨大的带动作用。
从国际趋势来看,会议的类型很多,类别很多,
对于城市怎样拉动会议来说,最重要的是定位问题,营销上经常讲一句话,如果你想面向所有的市场,其结果必定是所有的市场都不成功。如果根据自己城市的区域特色来定位,来选择,才是更恰当的。
以国内会展的三大经济区为例,比如北京更适合于政府会议、国际峰会,因为协会会议、政府会议需要政府高层的出席,选择北京更适合。对于上海来说,长三角地区相对而言更适合于商业会议、国际论坛、研讨会等等。那么广州则是较适合举办经济会议、交易会。因此如何把握自身地理位置,利用错位优势来招揽会议是非常重要的。
区别商业会议和非商业会议
从规模上来讲,商业会议比较小,非商业会议比较大,从频率上看,商业会议的一次性会议比较多,而非商业会议,尤其是协会会议是有周期的,在选择地点上,商业会议重复使用举办地概率比较高,而协会的会议、政府的会议一般都选择异地开会,每一次换一个地方。还有在申办会议的时候,特别是在几方同时申办一个会议的时候,必须掌握决策者的信息,这是非常关键的。
会议(Mice)有一个专业细分市场,包括会议计划者(Meeting Planners),还有专业会议组织者(PCO) ,再一个就是目的地管理公司(DMC),他们互相之间有密切的联系,会议的计划要找PCO,PCO接着要找DMC,我国会议在PCO和DMC方面都不算很专业。这些年,我们的PCO和DMC从数量到质量在专业化上还有很大的发展空间,因此现在在京、沪、穗举行的大型国际会议,会外请PCO来做。因此我们需要在PCO和 DMC 上有着重的发展。 在会展行业当中,专业性越来越重要,包括会展的申办、承办、接待、反馈等等环节,需要我们一步一步的深入,一步一步的取得成功。根据国际调查显示从事商业会议的从业年龄都在9年以上,需要多年的从事历练才能成熟,才能形成专业化的队伍。