会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集各方面的信息，制定会议实施方案计划。最终结果，是使会议顺利完成。
作为会议主办者的助手，我们将协助做各种各样的工作，实施会议程序、场地等有关会务，妥善接待贵宾和外国客人，熟知各种礼仪，安排交通迎送、住宿餐饮，提供会务、翻译、导游服务，设计并落实会后考察、旅游，协助管理会议财务预算等等。
会议筹划的任务：
1． 确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。
2． 根据主办者制定的会议基本计划，了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、视察并比较各项设施；提出交通、住宿方案；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排；与各有关方面进行接洽。
3． 了解下述会议有关情况，提出实施方案。预计召开会议的日期；会议预计召开几天；会议形式或程序是什么；需要多大的场地；将有多少人到会；打算选用什么级别的酒店和设施；打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函；会议需要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有哪些？会议需要什么样的视听设备；需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；与会者可以携带家属吗？打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
4． 亲临现场实地考察。
参考资料：
1． 会议室常见的摆台：
戏院式、课桌式、U型、回型、椭圆型、长方形、会见式、圆桌式、鸡尾酒式、舞台式、T型台。
2． 会议常用的设备及工具：
屏幕、投影仪[胶片投影仪及多媒体投影仪]、录像机、VCD、音响、话筒[有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风]、镭射笔、幻灯机、讲台、舞台、夹纸板、大白板、签到台、马克笔、铅笔、信签、会议桌椅、插线板、彩电、横幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鲜花、背景板、隔板、灯光照明、同声翻译系统。
3． 会议常用的用餐形式：
圆桌式、自助式、鸡尾酒会、零点、外卖。
4． 常见的会议：
董事会、股东会、专业展览、展示会、研讨交流会、新产品发布会、经销答谢会、奖励表彰会、职员培训会、文艺演出…..
协助会议旅行的基本流程
1． 与会议主办者单位、或参会单位洽谈
2． 提供方案及报价
3． 场地考察
4． 确定方案、签定协议、预付定金
5． 会议安排实施
（1） 会议准备：会议资料、用品的准备、邀请函的发送
（2） 会议接待：机场、车站迎送、会议签到、欢迎牌、指示牌、分发会议资料
（3） 会议场地：会议室条幅、灯光、音响、台签布置、桌椅摆放、茶歇、录音录像、会后合影、会议翻译
（4） 住宿：预订、分配住房、落实房间特殊要求
（5） 交通：预订往返机车票、城市内用车
（6） 餐饮：预订用餐、安排餐厅、菜单及特殊要求
（7） 考察旅游：根据客户要求、制定计划，落实接待事务
6． 结账：会后提交结算汇总材料，与客户核对并结帐
7.会后资料、用品整理
